Busca mensajes, organiza la bandeja de entrada y establece relaciones con las funciones integradas de chat y videollamadas.
10 formas de utilizar Google Apps para Sacar más provecho de las conversaciones
1. Usa los asuntos de forma más inteligente en los correos electrónicos
Gmail agrupa los correos electrónicos con el mismo asunto en conversaciones. Asígnale un titular específico al asunto de tu mensaje para que se enlacen entre sí los mensajes relacionados y sean más fáciles de encontrar. Considera incluir palabras que indiquen acción para que los demás tengan claro lo que tienen que hacer. Si el tema cambia más adelante, solo tienes que modificar el asunto según corresponda. De este modo, no se enlazarán mensajes que no guarden relación en la bandeja de entrada.
2. Elige bien a los destinatarios de tus correos electrónicos
¿Tienes que enviar un mensaje a una lista de distribución? Piensa en si todos los miembros del grupo realmente necesitan recibirlo y explica al principio del correo electrónico por qué lo estás enviando a ese grupo. Si no esperas recibir respuesta de algunos destinatarios, inclúyelos en los campos CC: o CCO: en Gmail solo para que estén al tanto.
3. Deja claro cuando añadas o quites a alguien de una conversación de correo electrónico
Cuando mantienes conversaciones de correo electrónico con un gran número de personas, a veces resulta difícil saber cuándo se añade o se quita a alguien de la conversación. EnGmail, puedes utilizar el signo más (+) o menos (-) al añadir o quitar personas de una conversación. Por ejemplo, escribe “+Juan” al principio del mensaje cuando lo añadas a una conversación para que todos sepan que se ha unido. Si después quieres limitar el debate a una audiencia más reducida, indícales a los demás que estás quitando a destinatarios (por ejemplo, “-Juan”). De este modo, todos los participantes sabrán a quién se ha incluido en la conversación.
4. Oculta las conversaciones de correo electrónico irrelevantes
¿Sigue apareciendo una conversación que ya no te interesa en tu bandeja de entrada? Silénciala en Gmail para que salte la bandeja y se archive de forma automática. La conversación se volverá a mostrar en la bandeja de entrada si un nuevo mensaje se te ha enviado solo a ti o si se te ha añadido al campo Para o CC en un correo posterior. De este modo, ahora podrás dedicar más tiempo a centrarte en correos electrónicos importantes.
5. Habla por vídeo o chat en lugar de por correo electrónico
Si una conversación de correo electrónico es demasiado larga o resulta algo difícil de seguir, puede que sea más práctico hablar en persona. Utiliza Hangouts para iniciar una videollamada y hablar cara a cara con cualquier persona del mundo. O bien, acude al chat deHangouts si solo necesitas que se te responda rápidamente con “sí” o “no”.
6. Comparte y colabora en tiempo real
No te pierdas ni un minuto de intercambio de ideas en tu próxima reunión. Colabora en tiempo real durante una conversación de Hangouts. Utiliza Documentos para crear una plantilla con tus notas de intercambio de ideas y compartirla con el equipo. A continuación, comparte el enlace en el chat de Hangouts. Todos los participantes podrán añadir a las notas las ideas que les vayan surgiendo a lo largo de la llamada.
7. Programa una reunión con destinatarios de correo electrónico directamente desde tu bandeja de entrada
Si tu conversación de correo electrónico está tomando un cariz delicado, puede que una reunión sea la solución más eficaz para finalizar la discusión. Con Gmail, puedes programar una reunión desde tu bandeja de entrada. El evento contendrá de forma automática el título (asunto del correo electrónico), la descripción (mensajes) y los asistentes (participantes de la conversación)
8. Deshaz fácilmente mensajes enviados
¿Has escrito incorrectamente una palabra en el mensaje de correo electrónico? ¿Se te ha olvidado añadir a un destinatario? ¿O has cambiado de idea y prefieres no enviar el mensaje? Recupera un correo electrónico 30 segundos después de enviarlo con la función Deshacer el envío de Gmail.
9. Adjunta los temas de debate a los correos electrónicos
¿Te gustaría explicar mejor algo que no queda del todo claro por correo electrónico? Añade archivos adjuntos a tus mensajes. Con Gmail, puedes adjuntar archivos de hasta 25 MB de tamaño. Para añadir archivos de hasta 30 GB, como vídeos y archivos de diseño, inserta el enlace a los archivos almacenados en Drive en lugar de adjuntarlos por correo.
10. Utiliza una sola dirección para ahorrar tiempo
Si envías con frecuencia correos a los mismos destinatarios sobre un proyecto o tema, ahorra tiempo creando un grupo con Grupos. Utiliza la dirección de correo electrónico del grupo para enviar información o compartir archivos con todos sus miembros a la vez. Ahora es más rápido y fácil mantener al día a todas las personas que corresponda.
