Oct 07

Cómo optimizar procesos de RRHH en manufactura – Formularios

En el área de Recursos Humanos en manufactura, es común recibir una gran cantidad de formularios de los empleados, por distintos medios: correo electrónico, Whatsapp o en papel, con todo tipo de requerimientos, aplicaciones, incidentes, entre otros.

Estos siempre requieren tiempo para su seguimiento, localización y procesamiento, con los costos que implica para la empresa.

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Optimizar el área

Digitalizar los formularios de recursos humanos en industrias de manufactura implica disponibilizarlos de forma electrónica a todos los interesados que puedan precisarlo y  definir un proceso asociado a cada formulario.

¿Cómo definir un proceso? Delimitando el conjunto de tareas, revisiones, o actividades que deberán realizarse para atender el propósito del formulario.

Ejemplos de formularios frecuentes:

  • Solicitud de Entrenamiento / Capacitación.
  • Aviso de ausencia imprevista (enfermedad, etc.).
  • Solicitud de licencias regulares.
  • Reporte de incidentes o situaciones peligrosas.
  • Solicitud de aumento de sueldo.
  • Pedido de traslado (entre sucursales o áreas de la empresa).
  • Formularios de Salud e Higiene Ocupacional (HSHE).
  • Solicitud de adelantos de sueldo.
  • Rendición de viáticos.

Cada formulario contendrá los campos relevantes para su cometido. Una vez enviado el formulario digital, se lanzará un flujo de trabajo para procesarlo y avanzar con los siguientes pasos. Cada persona (de RRHH o de otras áreas) recibirá el formulario electrónico, y completará las tareas que sean necesarias.

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Crear formularios adaptados

Mediante una solución intuitiva y gráfica como Flokzu, es posible agregar los campos necesarios para cada formulario electrónico y que los mismos almacenen diferentes tipos de datos. Además, es posible definir si serán requeridos, editables, sólo lectura u ocultos.

¿Lo mejor? Si el formulario cambia, no hay ningún problema. Luego de introducir los cambios, los nuevos procesos iniciarán con el nuevo formulario. Flokzu permite manejar las versiones de los formularios, permitiendo volver a una anterior si es necesario.

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Automatizar sin programar

Como hemos mencionado, cada formulario requerirá un conjunto de tareas para procesarlo. Y la misma podrá ser realizada por un usuario único, o un rol compartido por varios usuarios.

El flujo de trabajo que incluye todas las tareas del proceso se define gráficamente mediante un diagrama BPMN. Este diagrama incluye todas las tareas a realizar, así como también los plazos y vencimientos para cada tarea, las alertas a disparar si se exceden o eventuales reasignaciones.

Todo ello es posible hacerlo con Flokzu (Herramienta BPM cloud)

BENEFICIOS

Analizando empresas que han automatizado con Flokzu sus procesos y formularios de Recursos Humanos, hemos visto que se repiten ciertos beneficios:

  • Al tener los documentos 100% digitales, se optimiz el trabajo, permitiendo procesar más formularios con el mismo personal.
  • Los empleados pueden consultar por sí mismos el estado de cada una de sus solicitudes, por lo que mejora el servicio prestado.
  • Centralización de toda la información relevante, con posibilidad de emitir informes y reportes para analizar las solicitudes recibidas, los tiempos insumidos, etc.

En Etixen configuramos las soluciones a medida de los requerimientos de tu empresa. Si contás con un proceso o varios a optimizar, podés escribirnos para ayudarte a configurarlo.