Siempre mencionamos que Google Apps propone elementos para contar con una mejor manera de trabajar y colaborar. Un ejemplo cabal de esto son los nuevos Grupos de Google. Con una interfaz totalmente rediseñada, ofrecen una experiencia mucho más rica y flexible para distintos escenarios concretos del trabajo diario.
Esto se obtiene mediante la elección de uno de los 4 tipos de grupos disponibles, que permiten asignar automáticamente las opciones de configuración para el escenario de uso específico. Después, de ser necesario, puede realizarse un ajuste fino de las características de comportamiento a las necesidades de cada caso.
Escenarios de Uso
- Lista de Correo: Configura el grupo como una lista de distribución. Los mails entrantes son automáticamente redireccionados hacia todos los miembros.
- Foro Web: Pensado para que los usuarios interactúen principalmente mediante la Web (aunque también pueden recibirse notificaciones por mail). Habilita el etiquetado de los post. Ideal para manejar discusiones online, anuncios y novedades.
- Foro Q&A: Diseñado para gestionar preguntas y respuestas. Permite monitorear el seguimiento y la resolución de las mismas. El usuario puede marcar las mejores respuestas y marcar preguntas de otros que le interesen.
- Bandeja de Entrada Colaborativa: Esta opción es realmente genial para equipos de venta y de soporte técnico, por ejemplo. Tiene un manejo de flujos de trabajo muy completo. En un sólo lugar es posible:
- Ver todas las entradas recientes. Es decir, los mails entrantes al grupo.
- Asignar las entradas a un miembro del grupo. Y tomarlas uno mismo, por supuesto. También reasignarlas, si fuera necesario.
- Marcar una entrada como “completada”.
- Manejar Etiquetas, para identificar y agrupar las entradas.
- Mover temas “calientes” al principio de la lista.
- Detectar asuntos sin resolver.
- Organizar las entradas en categorías.
Acceso Móvil
Google Groups permite trabajar también directamente desde su celular inteligente, con una interfaz preparada especialmente para este entorno.
Por supuesto, nada debe hacerse para habilitarlo ya que Google se encarga de crear automáticamente el link correspondiente e, inclusive, un código QR para facilitar el acceso.
Configuración Avanzada de Roles
- Rol de Manager: anteriormente exisitían los roles de dueño (con control total) y miembro de un grupo. Se agrega ahora el role de manager, con un permiso intermedio.
- Roles Custom: Es posible crear nuevos roles y configurar con precisión los aspectos del grupo que pueden manejar. Existen 50 items, relacionados con el manejo de los miembros, la publicación y moderación de contenidos. Esto permite una gestión muy precisa y la división de responsabilidades con claridad.
Es justo plantear que los nuevos Google Groups son equivalentes a un producto nuevo, con un manejo muy avanzado y con la facilidad de uso que caracteriza usualmente a Google.
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