Ago 23

Nueva experiencia Google Workspace para administradores y usuarios

Google se encuentra implementando distintas mejoras pedidas por los usuarios. Para que las empresas puedan ser más colaborativas, seguras y la administración de cuentas sea más sencilla.

¿Qué hay de nuevo para los usuarios Google Workspace?

Una nueva experiencia para Contactos de Google

La misma ayuda a los usuarios a obtener más información sobre sus compañeros. En Contactos o en la barra lateral de Contactos, se podrá ver más información detallada sobre otras personas, por ejemplo:
  • Su cadena de administración, departamento y título
  • Un historial de su relación en Workspace, incluidas las conversaciones por correo electrónico y las reuniones
perfil-de-contacto-google

Perfil de contactos Google Workspace

¿Por qué es importante? 

Hoy en día, el trabajo requiere un mayor nivel de interacción, colaboración y conexión. Por eso es útil tener más información sobre las personas con las que interactuamos. En qué y con quién trabajan, y qué es importante para ellas.
– Nota: Para maximizar el valor de esta función, resulta útil propagar por completo los datos de los usuarios a todas las aplicaciones de Google Workspace. Los administradores de Workspace pueden propagar estos datos desde distintas ubicaciones:
  • La sección “Usuarios” de la Consola de administración
  • Google Cloud Directory Sync
  • SDK de Admin

Hasta 25 coanfitriones por reunión y funcionalidades de moderación y seguridad

Se aplicarán varias funciones muy solicitadas en Google Meet. Ahora podrás:
  • Asignar hasta 25 coanfitriones por reunión, permitiéndoles acceder y utilizar los controles de anfitrión.
  • Utilizar funciones de seguridad para limitar quién puede compartir su pantalla, enviar mensajes de chat, silenciar a todos los usuarios y finalizar reuniones
  • Utilizar la configuración de “Acceso rápido ” para controlar fácilmente quién necesita solicitar permiso para unirse a una reunión.
Anteriormente, estas funciones de seguridad solo estaban disponibles para los clientes de Google Workspace for Education.
Se espera que los controles faciliten mantener las reuniones productivas, seguras y ayuden a prevenir interrupciones. Además, los coanfitriones delegados pueden manejar responsabilidades tales como silenciar a los participantes, lanzar encuestas, administrar preguntas y respuestas, lo que brinda más tiempo para concentrarse en liderar debates y guiar a los asistentes a través de presentaciones.
Activar funciones de Anfitrión

Activar funciones de Anfitrión

Detalles adicionales

Nuevos controles para los anfitriones de reuniones, que se pueden ampliar a los coanfitriones

En la configuración de Google Meet, al selecionar “Controles de host” la opción “Administración de host” debe estar activada . Cuando está habilitado, los hosts ahora pueden:

  • Limitar quién puede compartir su pantalla,
  • Limitar quién puede enviar mensajes de chat,
  • Silenciar todo con un clic,
  • Terminar la reunión para todos,
  • Controlar quién puede unirse a la reunión y cómo pueden hacerlo con la configuración de “Acceso rápido”. Nota: esta función solo está disponible para ediciones específicas de Workspace (Detalladas a continuación).

Controles de acceso rápido

El control de acceso rápido estará ENCENDIDO de forma predeterminada. Cuando el acceso rápido está habilitado, los participantes de la reunión de tu dominio pueden unirse automáticamente a la reunión desde un dispositivo móvil o de escritorio.

Cuando el acceso rápido está deshabilitado:

  • El anfitrión debe unirse a la reunión primero.
  • Solo los participantes invitados pueden unirse sin preguntar; todos los demás asistentes y aquellos que marcan deben solicitar unirse a la reunión.
  • Ningún usuario anónimo puede unirse a la reunión.
  • Solo el anfitrión puede marcar fuera de la reunión.

Autoguardado del progreso de respuestas en formularios y cuestionarios

Cuando se responda un formulario de Google, un cuestionario o una tarea con cuestionario en Classroom luego de haber accedido a una Cuenta de Google, automáticamente se guardará el progreso como borrador por 30 días desde su última edición o hasta que se complete el envío.

Por qué es importante

Esta función, muy solicitada, ayuda a garantizar que no se deba que volver a comenzar si ocurre lo siguiente:

  • No se puede completar un formulario o cuestionario en una sola sesión.
  • Se tiene que usar más de un dispositivo.
  • Por baja conectividad de Internet.
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Autoguardado en formularios Google Workspace

Los editores y propietarios de los formularios pueden inhabilitar esta función para personas que respondan un formulario específico

¿Qué hay de nuevo para los administradores de Google Workspace?

Optimizaciones para la administración de usuarios y dominios en la Consola de administrador

A principios de este año, se rediseñó la página principal de la Consola de administración, con el fin de que las personas puedan navegar con mayor rapidez y encontrar fácilmente los elementos a administrar.

Las nuevas mejoras, permitirán a los administradores mejorarán la administración de flujos como:

  • Agregar usuarios y sus fotos de perfil
  • Actualizar y borrar usuarios (y cambiarles el nombre)
  • Administrar dominios y cambiar los dominios principales

Actualizaciones en la administración de usuarios:

  • Agregar un usuario

Cuando selecciones “Agregar un usuario” en la Consola de administración, verás un nuevo diálogo de pantalla completa que muestra los campos esenciales primero, incluidas las direcciones de correo electrónico principal y secundaria del usuario, y la información del dominio.

  • Asignar contraseñas
Posibilidad de elegir si deseás crear o generar automáticamente una contraseña para los usuarios. También especificar si estos deben cambiar su contraseña cuando accedan por primera vez a su cuenta de Google Workspace. Nota: La configuración predeterminada es generar automáticamente una contraseña para cumplir con las normas de seguridad de las cuentas estándar de la industria.
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Asignar contraseñas Google Workspace

  • Asignar fotos de perfil
Desde el mismo formulario, podés asignarle al usuario una unidad organizativa y subir una foto de perfil para él.
Además, la opción de permitir que sus usuarios actualicen su foto de perfil, ahora se encuentra más visible. Podés encontrar este parámetro de configuración en el menú desplegable “Más” en la sección de administración de usuarios de la Consola de administración.

 

  • Borrar un usuario
Las actualizaciones ofrecen más información sobre lo que sucede cuando se borra un usuario, las alternativas a la eliminación de un usuario y las opciones de transferencia de datos.
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Borrar usuarios Google Workspace

Actualizaciones de la administración de dominios:

En la nueva columna “Acción” los administradores pueden ver y realizar acciones rápidamente, como “Quitar”, “Agregar usuarios”, “Configurar el redireccionamiento” y mucho más.
La columna “Estado” reflejará mejor en qué estado está un dominio en particular, como “Verificado”, “Se activó Gmail” o “Verificar el dominio”. Además, podrás verificar un dominio o activar Gmail directamente desde la columna y ver información adicional, por ejemplo, cómo se configuró Gmail para ese dominio específico.

 

Disponibilidad

  • Controles de moderación y seguridad: disponible para todos los clientes G Suite, Google Workspace y cuentas personales Google.
  • Configuración de acceso rápido: Disponible para todos los clientes Google Workspace y clientes G Suite. No disponible para cuentas personales.
  • Posibilidad de agregar coanfitriones: Disponible para los clientes de Google Workspace Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Business Standard, Business Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus y Teaching and Learning Upgrade. No está disponible para Google Workspace Business Starter, Frontline y Nonprofits, ni para los clientes de G Suite Basic y Business.
  • Autoguardado en formularios y encuestas: disponible para todos los clientes G Suite, Google Workspace y cuentas personales Google.

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