[vc_row][vc_column][vc_column_text]En el área de Recursos Humanos en manufactura, es común recibir una gran cantidad de formularios de los empleados, por distintos medios: correo electrónico, Whatsapp o en papel, con todo tipo de requerimientos, aplicaciones, incidentes, entre otros.
Estos siempre requieren tiempo para su seguimiento, localización y procesamiento, con los costos que implica para la empresa.
¿Cómo automatizar el proceso?
Delimitando los pasos
Digitalizar los formularios de recursos humanos en industrias de manufactura implica disponibilizarlos de forma electrónica a todos los interesados que puedan precisarlo y definir un proceso asociado a cada formulario.
¿Cómo definir un proceso? Delimitando el conjunto de tareas, revisiones, o actividades que deberán realizarse para atender el propósito del formulario.
Ejemplos de formularios frecuentes:
- Solicitud de Entrenamiento / Capacitación.
- Aviso de ausencia imprevista (enfermedad, etc.).
- Solicitud de licencias regulares.
- Reporte de incidentes o situaciones peligrosas.
- Solicitud de aumento de sueldo.
- Pedido de traslado (entre sucursales o áreas de la empresa).
- Formularios de Salud e Higiene Ocupacional (HSHE).
- Solicitud de adelantos de sueldo.
- Rendición de viáticos.
Cada formulario contendrá los campos relevantes para su cometido. Una vez enviado el formulario digital, se lanzará un flujo de trabajo para procesarlo y avanzar con los siguientes pasos. Cada persona (de RRHH o de otras áreas) recibirá el formulario electrónico, y completará las tareas que sean necesarias.
Creando formularios adaptados
Mediante una solución intuitiva y gráfica como Flokzu, es posible agregar los campos necesarios para cada formulario electrónico y que los mismos almacenen diferentes tipos de datos. Además, es posible definir si serán requeridos, editables, sólo lectura u ocultos.
¿Lo mejor? Si el formulario cambia, no hay ningún problema. Luego de introducir los cambios, los nuevos procesos iniciarán con el nuevo formulario. Flokzu permite manejar las versiones de los formularios, permitiendo volver a una anterior si es necesario.
Automatizando sin programar
Como hemos mencionado, cada formulario requerirá un conjunto de tareas para procesarlo. Y la misma podrá ser realizada por un usuario único, o un rol compartido por varios usuarios.
El flujo de trabajo que incluye todas las tareas del proceso se define gráficamente mediante un diagrama BPMN. Este diagrama incluye todas las tareas a realizar, así como también los plazos y vencimientos para cada tarea, las alertas a disparar si se exceden o eventuales reasignaciones. ¿Lo mejor? No requiere programación.
Todo ello es posible hacerlo con Flokzu (Herramienta BPM cloud)
BENEFICIOS
Analizando empresas que han automatizado en Flokzu sus procesos y formularios de Recursos Humanos, hemos visto que se repiten ciertos beneficios:
- Al tener los documentos 100% digitales, se optimiza el trabajo, permitiendo procesar más formularios con el mismo personal.
- Los empleados pueden consultar por sí mismos el estado de cada una de sus solicitudes, por lo que mejora el servicio prestado.
- Centralización de toda la información relevante, con posibilidad de emitir informes y reportes para analizar las solicitudes recibidas, los tiempos insumidos, etc.
En Etixen configuramos las soluciones a medida de los requerimientos de tu empresa. Si contás con un proceso o varios a optimizar, podés escribirnos para ayudarte a configurarlo.
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