[vc_row][vc_column][vc_column_text]Uno de los desafíos más importantes de los últimos años, fue prescindir de los documentos en papel.
Si estás buscando incorporar prácticas más sostenibles en tu compañía en crecimiento, reducir la cantidad de papel (y, por ende, de árboles) que usas actualmente, es una obligación. Pero un espacio laboral sin papel no solo brinda enormes beneficios ambientales, ¿Qué más?
Ahorra tiempo de búsqueda de documentos, evita pérdidas y aumenta la seguridad (gracias a softwares con passwords). Además, ahorra espacio y hace a las personas más eficientes.
7 consejos para usar menos papel
Creá formularios online
En vez de encuestas o formularios impresos, es muy simple crear y compartir en tan solo minutos formularios online. ¿Para qué son útiles? Responder a eventos, solicitar hardware, registrar a voluntarios y muchas opciones más.
Con formularios de Google, podrás recibir las respuestas en tiempo real. Después, podrás usar resúmenes y gráficos para analizar los resultados.
Supervisá agendas y plazos importantes
Enumera las tareas y asígnalas a miembros de tu equipo, calculá el tiempo empleado y redactá informes. Cualquier persona podrá actualizar directamente la lista de tareas online en tiempo real sin tener que examinar las notificaciones de los demás por correo electrónico.
Esto es posible hacerlo desde hojas de cálculo de Google o Zoho Projects.
También, podés crear las reuniones pertinentes al proyecto desde Google Calendar, con el calendario compartido de tu equipo, sin necesidad de infinitos correos para solicitar su disponibilidad.
Almacená y compartí contenido
Almacená y gestioná imágenes, vídeos, archivos PDF y otros archivos con Google Drive. Drive sincroniza el contenido en la nube para que todo el mundo acceda siempre a la versión más actualizada. Esto permite trabajar en tiempo real y colaborar. Con las funciones para compartir contenido y los controles de acceso de Drive, podés trabajar con los equipos internos y los partners externos de forma sencilla y segura.
Ya no es necesario que imprimas muchos documentos para tu próxima sesión de formación; simplemente redactá y compartí el documento online.
Creá un tablero de noticias virtual
Anunciá notificaciones, própximos eventos y últimas novedades con tu equipo. Ya no es necesario imprimir y publicar toda esta información. Utilizá Grupos para crear una lista de distribución que funcione como un tablero de noticias virtual y que llegue a todas las bandejas de entrada a la vez.
También, podés utilizar la red social empresarial Currents, una aplicación incluida en Google Workspace.
Mantené un historial de versiones de tus archivos para acceder en cualquier momento
Cuando trabajes con vídeos, imágenes y archivos PDF o de otros tipos, podés guardar varios borradores para tenerlos como referencia. En Drive, podés almacenar todos los borradores en un único archivo para organizarte y, si es necesario, puedes recuperar las versiones anteriores en cualquier momento.
Si creás elementos en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, todos los borradores se guardan automáticamente en el mismo archivo. Solo tenésque utilizar el historial de revisiones para ver los cambios y recuperar versiones anteriores.
Escaneá documentos impresos estés donde estés y almacénalos online
En lugar de guardar recibos o documentos en papel, escanéalos con la aplicación Drive de tu teléfono móvil para tener siempre a mano los archivos PDF de cualquier transacción.
Capacitá a los nuevos empleados y creá un sitio web interno
Con la posibilidad de trabajo remoto, es posible que no todos tus trabajadores se encuentren en la misma ubicación física. Para reducir los costos de la frmación interna y materiales impresos, podés organizar clases de formulación con Google Meet y subir el contenido a un sitio web interno con Google Sites para que tus empleados puedan encontrar fácilmente todos los materiales de referencia importantes en un mismo lugar.
Con la suite de Google tu oficina puede ser aún más eficiente. ¿Querés conocer más? Nuestros especialistas pueden ayudarte a adaptar las soluciones a tu empresa.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column text_align=”center” width=”1/1″][minti_button link=”https://www.etixen.com/es/contacto/” target=”_blank” color=”color-2″ size=”medium”]CONTACTANOS[/minti_button][/vc_column][/vc_row]
